8
Een precaire situatie
… over persoonlijke relaties binnen de organisatie
Een aandachtspunt voor de raad van commissarissen is een gezonde en open bedrijfscultuur. Dat heeft zowel betrekking op de rol van werkgever als op de rol van toezichthouder. Ook als alles formeel goed op orde is – een integriteitscode, een klokkenluidersregeling, een vertrouwenspersoon – kun je voor een onaangename verrassing komen te staan. Dat gebeurt in de volgende casus. Erg vervelend, maar opzij kijken omwille van de privacy kan niet.
Een precaire situatie
Je bent voorzitter van de RvC en dineert in het weekend in een restaurant. Tot je verrassing zie je de directeur bestuurder en de controller binnen komen. Je steekt een hand op, maar kennelijk zien zij jou niet. Je constateert dat de verhoudingen tijdens het diner zeer vriendschappelijk c.q. amoureus zijn. De bestuurder is al zo’n acht jaar in dienst en onlangs is zijn nieuwe benoeming voor vier jaar vastgesteld. De controller is zo’n twee jaar in dienst.
Op maandag bel je de directeur bestuurder voor een afspraak op korte termijn. Tijdens deze afspraak confronteer je de directeur bestuurder met wat je hebt waargenomen in het weekend. De directeur bestuurder schrikt hiervan en geeft toe een liefdesrelatie te hebben met de controller. Hij geeft aan dat dit pas sinds enkele maanden is en dat hij het je had willen vertellen als dit nog wat langer zou duren. Je geeft aan “not amused” te zijn en niet te begrijpen waarom je niet geïnformeerd bent. De directeur bestuurder geeft aan dat zij beiden volwassen genoeg zijn om tijdens het werk objectief en zuiver met elkaar om te gaan en dat hij dit graag zelf aan de voltallige raad wil vertellen.
Wat deed je er verder mee?
Al voorafgaand aan het gesprek was je er van overtuigd dat je snel over deze kwestie met de voltallige raad moet overleggen, tenzij de directeur bestuurder een heel plausibele verklaring zou hebben. Echter, je vindt dat hij de zaak zelfs bagatelliseert. Zijn wens om de raad als eerste zelf te informeren, wijs je af. Je wilt in deze precaire situatie met je collega’s op één lijn zitten en kiest er daarom voor zelf met de raad de zaak te bespreken. Dat deel je de directeur heel nadrukkelijk mee.
Je roept de raad bijeen en bespreekt de situatie. Daarbij komt de raad tot een aantal bevindingen, die een delegatie gaat bespreken met zowel de directeur bestuurder als de controller.
- Het is de bestuurder aan te rekenen dat hij niet veel eerder de raad heeft geïnformeerd;
- Het is zowel de bestuurder als de controller aan te rekenen dat zij zich niet gerealiseerd hebben, dat dit ook qua good governance niet kan;
- Het is de bestuurder aan te rekenen, dat hij dit niet gemeld heeft bij zijn herbenoeming;
- Ook heeft de raad moeite met de positie van de controller in deze situatie 5. Hoe kan de raad na deze kwestie nog uitgaan van objectiviteit, onafhankelijkheid en neutraliteit in het werk en de bevindingen?
De gesprekken met betrokkenen komen niet verder dan een excuus voor het achterwege laten van de melding en tevens benadrukken beiden dat de relatie geen invloed heeft op de werkzaamheden.
Alles overziend maakt de raad de balans op en komt tot een ingrijpende conclusie. Duidelijk is dat beide personen handhaven geen optie is. Ten minste één van hen zal moeten opstappen. Hierbij speelt vaak het maatschappelijk verwijt, dat veelal wordt gekozen voor het vertrek van de laagste in rang. In dit geval zou dat de controller zijn. In die overweging speelt vooral het belang van de organisatie mee.
De bestuurder is te verwijten dat hij geen open kaart heeft gespeeld en niet de juiste maatregelen heeft genomen. Hij had de kwestie moeten melden en een voorstel moeten doen voor de verdere gang van zaken, los van het feit of de raad daar mee had ingestemd. De controller snapt blijkbaar niet dat de relatie met de bestuurder de onafhankelijke positie aantast en begrijpt niet, dat indien de bestuurder dit niet gemeld had, dat dan de melding vanuit de controller had moeten plaatsvinden, inclusief een mogelijke oplossing.
Gezien het feit dat beide personen van mening zijn dat zij kunnen blijven functioneren en dat hen hoogstens verweten kan worden dat zij niets gemeld hebben, is een vertrek van alle twee hier de meest voor de hand liggende oplossing.
Tot slot zijn beiden er aan voorbij gegaan dat zij een voorbeeldfunctie hebben en hun handelswijze tot veel opgetrokken wenkbrauwen zal leiden.
5 Zie VTW-publicatie ‘Van inzicht naar toezicht op het financieel beleid bij woningcorporaties; hoofdstuk 4 over de functie van controller (2015)