1
Wat als de RvC het pas in de krant leest?
… over het principe van no-surprise
Het gebeurt nogal eens dat een commissaris zijn mening over een onderwerp met grote stelligheid op tafel legt. De kans is dan groot dat daarmee de toon van de discussie direct is gezet, wat een open discussie dan behoorlijk kan bemoeilijken. Een goed geformuleerde vraag – dus niet insinuerend laat staan intimiderend – is een veel constructievere manier om een dialoog te starten en tot een goed besluit te komen. In deze casus leest commissaris Hans Burgerzin in de lokale krant dat zijn corporatie een beveiligingsdienst heeft ingeschakeld. Dat gaat hem veel te ver.
Hans grijpt direct naar de telefoon en belt met voorzitter Tineke Welgemoed om zijn verontwaardiging over dit bericht te delen. Hij noemt twee redenen waarom dit in zijn visie absoluut niet kan.
Ten eerste vindt Hans dit een taak van de politie en ten tweede is hij nijdig dat dit niet vooraf besproken is in de RvC en hij dit in de krant moet lezen. Daarbij meldt hij dat in de lokale krant zeer verschillende commentaren worden gegeven, wisselend van “heel goed” tot “stigmatiserend voor de wijk” en “gaat de corporatie nu voor politie spelen”.
Tineke hoort zijn verhaal aan en meldt dat dit ook voor haar nieuw is en dit zal bespreken met de bestuurder. Tineke zegt toe dat dit onderwerp de komende vergadering aan de orde zal komen. Hans geeft aan dit af te wachten.
Tijdens het agenda-overleg legt Tineke de kwestie voor aan de bestuurder. Hij is zeer verrast door de reactie van commissaris Burgerzin. De negatieve trend in deze wijken is al vaker besproken in de Commissie Volkshuisvesting van de Raad en ook bij de bespreking van de leefbaarheidsbarometer in de voltallige Raad is de toestand in deze drie wijken uitvoerig toegelicht. Extra patrouilleren van de politie heeft niet geholpen.
De bestuurder gaat nog even door en meldt dat de huurdersvereniging regelmatig klaagt over de situatie in deze wijken en heeft aangedrongen op actie. Daarom is besloten om drie maanden een beveiligingsdienst in te schakelen om te zien of dit bijdraagt aan een oplossing. De bestuurder is niet blij met dat negatieve oordeel.
Voorzitter Tineke Welgemoed is blij met zijn toelichting en begrijpt de getroffen maatregelen. Zij spreekt af met de bestuurder dat hij op de eerstvolgende vergadering de situatie bespreekt en vraagt hem daarvoor een notitie voor de RvC op te stellen.
Tijdens de bespreking in de Raad blijkt, na toelichting van de bestuurder, dat de Raad zich goed kan vinden in de gekozen strategie. Tevens geven de leden van de Commissie Volkshuisvesting aan dat zij voorbereid waren op deze stappen, maar dat wellicht concreter hadden moeten laten notuleren.
Wat hiervan te leren valt
Dat begint bij Hans. Een commissaris doet er goed aan niet onmiddellijk grote verontwaardiging te uiten. Ook direct een uitgesproken standpunt innemen is onverstandig. Eerst maar eens vragen naar het hoe en het waarom. Heftige reacties bij een inhoudelijk verschil van inzicht – als dat er al is – leidt niet tot een evenwichtig gesprek met de bestuurder, die waarschijnlijk direct in de verdediging zal gaan. De voorzitter zou dat in deze casus zeker met haar collega moeten bespreken.
De bestuurder had in deze casus proactiever kunnen zijn. De meeste corporaties hebben een informatieprotocol waarin is aangegeven waarover, hoe en wanneer de RvC wordt geïnformeerd. De kwestie uit deze casus zal er zeer waarschijnlijk niet ingestaan hebben, maar een goede aanvulling is een algemene bepaling die wel de no-surprise regel wordt genoemd. Dat betekent dat van de bestuurder, maar ook van elke commissaris, mag worden verwacht dat de commissarissen of de bestuurders niet worden verrast met een gebeurtenis van enige betekenis. Het is vervelend om iets voor het eerst in de krant te moeten lezen. Dat kunnen ook onverwachte zaken zijn, die je beter ’s avonds in de mail dan ’s morgens in de krant kunt lezen.
Als het om wezenlijk gevoelige besluiten en acties gaat, is het beter om vooraf de voltallige Raad te informeren over de te nemen stappen. Dit voorkomt dat leden van de Raad zich overvallen voelen en bij ernstige twijfel ook vooraf de discussie kunnen voeren. Een andere les uit deze casus is: zorg ervoor dat zaken die in commissies van de Raad besproken worden met de voltallige raad worden gedeeld. Dat kan door zowel de agenda als de conceptnotulen van de commissies ter kennisneming of bespreking op de agenda van de RvC te zetten.