7
Wat als de RvC het pas in de krant leest?
… over het principe van no-surprise
De bestuursbesluiten die om voorafgaande goedkeuring van de RvC vragen zijn keurig beschreven in de wet, de statuten en in de reglementen. Deze bestuursbesluiten staan natuurlijk altijd op de agenda van de RvC met als duiding “goedkeuring”. Een aantal andere besluiten kunnen ter informatie geagendeerd staan en het komt natuurlijk ook voor dat de bestuurder direct moet handelen. Over veel bestuursbesluiten informeert de bestuurder de RvC achteraf en dag in dag uit worden maatregelen genomen die formeel een impliciet bestuursbesluit zijn. Veel corporaties hebben daarvoor een informatieprotocol opgesteld en meestal loopt dat prima. Natuurlijk mag de RvC ook die al dan niet impliciet genomen besluiten aan de orde stellen en bespreken. In deze casus verloopt dat echter nogal heftig.
Hans Burgerzin is commissaris bij corporatie Stedelijk Wonen. In het lokale blad leest hij dat zijn corporatie in drie wijken een beveiligingsdienst heeft ingeschakeld. Dit is gebeurd, zo meldt de krant, omdat er sprake is van veel overlast en vandalisme. Hans grijpt direct naar de telefoon en belt met Tineke Welgemoed om zijn verontwaardiging over dit bericht te delen. Hij noemt twee redenen waarom dit in zijn visie absoluut niet kan.
Ten eerste vindt Hans dit een taak van de politie en ten tweede is hij nijdig dat dit niet vooraf besproken is in de RvC en hij dit in de krant moet lezen. Daarbij meldt hij dat in de lokale krant zeer verschillende commentaren worden gegeven, wisselend van “heel goed” tot “stigmatiserend voor de wijk” en “gaat de corporatie nu voor politie spelen”.
Tineke hoort zijn verhaal aan en meldt dat dit ook voor haar nieuw is en dit zal bespreken met de bestuurder. Toevallig heeft zij volgende week agenda-overleg voor de vergadering over twee weken. Tineke zegt toe dat dit onderwerp de komende vergadering aan de orde zal komen. Hans geeft aan dit af te wachten.
Tijdens het agenda-overleg legt Tineke de kwestie voor aan de bestuurder. Hij is zeer verrast door de reactie vanuit de RvC. De negatieve trend in deze wijken is al vaker besproken in de Commissie Volkshuisvesting van de Raad en ook bij de bespreking van de leefbaarheidsbarometer in de voltallige Raad is de toestand in deze drie wijken uitvoerig toegelicht.Tevens geeft hij aan dat hij in de Commissie Volkshuisvesting heeft verteld dat er maatregelen genomen moeten worden, waarbij al enkele opties en suggesties aan de orde zijn geweest. In de overtuiging goed bezig te zijn, zet hij alles nog eens op een rij.
Zo hebben hij, zijn hoofd Wonen en diverse medewerkers regelmatig overleg over de situatie in deze wijken met zowel de gemeente als de politie. En hoewel de wijkagenten vaker aanwezig zijn en er ook ’s avonds extra gepatrouilleerd wordt, is de situatie eerder verslechterd dan verbeterd.
Daarbij kwam ook nog dat de verzekeringsmaatschappij heeft gemeld dat het schadeverloop uit de hand ging lopen. Hoewel de verzekeraar heeft toegezegd dat de corporatie verzekerd blijft, moet er rekening worden gehouden met een forse verhoging van de premie om schade en premie weer in een redelijke verhouding te laten komen.
De bestuurder gaat nog even door en meldt dat de huurdersvereniging regelmatig klaagt over de situatie in deze wijken en heeft aangedrongen op actie. Om die redenen is besloten om een drietal maanden een beveiligingsdienst in te schakelen om te zien of dit bijdraagt aan een oplossing. De bestuurder vindt het vervelend dat de Raad zo’n negatief oordeel uitspreekt.
Voorzitter Tineke Welgemoed is blij met zijn toelichting en vindt de getroffen maatregelen eigenlijk ook logisch. Zij spreekt af met de bestuurder dat hij op de eerstvolgende vergadering de situatie bespreekt en vraagt hem daarvoor een korte notitie voor de RvC op te stellen.
Aldus geschiedt. Tijdens de bespreking in de Raad blijkt, na toelichting van de bestuurder, dat de Raad zich goed kan vinden in de gekozen strategie. Tevens geven de leden van de Commissie Volkshuisvesting aan dat zij waren geïnformeerd over deze stappen en bovendien van mening waren dat dit alleen bedoeld was ter informatie en dat geen sprake was van besluitvorming in de RvC. Wellicht had de commissie dit agendapunt concreter moeten laten notuleren temeer daar de actie niet bepaald alledaags was.
Wat valt hiervan te leren?
Dat begint bij Hans Burgerzin. Een commissaris doet er goed aan niet onmiddellijk grote verontwaardiging te uiten. Ook direct een uitgesproken standpunt innemen is onverstandig. Eerst maar eens vragen naar het hoe en het waarom. Heftige reacties bij een inhoudelijk verschil van inzicht – als dat er al is – leidt niet tot een evenwichtig gesprek met de bestuurder, die waarschijnlijk direct in de verdediging zal gaan. De voorzitter zou dat naar aanleiding van deze casus zeker met haar collega moeten bespreken.
De bestuurder had in deze casus proactiever kunnen zijn. De meeste corporaties hebben een informatieprotocol waarin is aangegeven waarover, hoe en wanneer de RvC wordt geïnformeerd. De kwestie uit deze casus zal er zeer waarschijnlijk niet ingestaan hebben, maar een goede aanvulling is een algemene bepaling die wel de no-surprise regel wordt genoemd. Dat betekent dat van de bestuurder, maar ook van elke commissaris, mag worden verwacht dat de commissarissen of de bestuurders niet worden verrast met een gebeurtenis van enige betekenis. Het is vervelend om iets voor het eerst in de krant te moeten lezen. Dat kunnen ook onverwachte zaken zijn, die je beter de avond ervoor in de mail dan de ochtend erna in de krant kunt lezen. Overigens kan dat best een keer mis gaan. Ook dat is een kwestie van blijven leren.
Als het om wezenlijk gevoelige besluiten en acties gaat - en dat staat los van wel of geen goedkeuring door de RvC - is het beter om vooraf de voltallige Raad te informeren over de te nemen stappen. Dit voorkomt dat leden van de Raad zich overvallen voelen en bij ernstige twijfel ook vooraf de discussie kunnen voeren. Een andere les uit deze casus is: zorg ervoor dat zaken die in commissies van de Raad besproken worden met de voltallige raad worden gedeeld. Dat kan door zowel de agenda als de concept notulen van de commissies op de agenda van de RvC te zetten.