1
Samenvatting/
leeswijzer
1.1 Inleiding
In 2013 heeft de VTW een handreiking gepubliceerd om de relatie tussen het bestuur, RvC/AC en de accountant te verdiepen en daarmee de meerwaarde van het werk van de accountant tevergroten voor de RvC (en het bestuur) van de corporatie.De handreiking sluit af met twaalf aanbevelingen voor de praktijk. In 2017 volgde de eerste update van de handreiking.
In de afgelopen jaren is de regelgeving aangepast en heeft de praktijk niet stilgestaan. De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en de VTW hebben in 2020 onderzoek gedaan naar de toepassing van de twaalf aanbevelingen in deze handreiking door accountants en commissarissen bij corporaties. De onderzoeksresultaten zijn in oktober 2020 gepubliceerd en op 2 oktober 2020 in een webinar gepresenteerd.
De uitkomsten van het onderzoek en het webinar zijn aanleiding geweest voor de VTW om deze handleiding uit 2017 te herijken en vast te stellen in hoeverre de aanbevelingen aanpassing en/of aanvulling behoeven. En daarbij praktijkvoorbeelden in kaart te brengen die de relatie met de accountant kunnen versterken, zodat daarmee de meerwaarde van het werk van de accountant voor de besturing van de corporatie en het toezicht daarop kan worden vergroot. De accountant brengt immers veel tijd door in de organisatie en ervaart ook de cultuur en het gedrag van medewerkers in de organisatie.
1.2 Werkwijze herijking handreiking
a. Actualiseren wet- en regelgeving
Voor de herijking van deze handreiking hebben de auteurs als eerste de actuele wet- en regelgeving op een rij gezet. (Zie hoofdstuk 2.)
De belangrijkste wijzigingen zijn dat sinds 1 januari 2020 corporaties met >5000 vhe onder het OOB-regime vallen en dat met ingang van 2020 de Governancecode woningcorporaties is vernieuwd.
De OOB-regels hebben vooral effect op het controlewerk van de accountant en de interne kwaliteitstoets binnen de accountantsorganisaties. Dit stelt ook hogere eisen aan de oplevering van de jaarrekening door de corporatie. De Governancecode 2020 is op een aantal onderdelen aangescherpt, maar de basis van de code uit 2015 is intact gebleven. Kort samengevat: het bestuur moet de gewenste cultuur binnen de corporatie nastreven en de RvC ziet hierop toe.
b. Toetsen van de aanbevelingen in de praktijk/‘best practices’
Op basis van de uitkomsten van het onderzoek van de VTW/NBA hebben de auteurs tijdens twee online bijeenkomsten met zes accountants en zes commissarissen gesproken over de volgende thema’s:
- Bij vier van de twaalf aanbevelingen uit de eerdere handreiking verschilt het percentage van opvolging door RvC en accountant sterk.
- Specifieke aandachtspunten voor de accountant en de commissaris:
– frauderisico’s en preventiemaatregelen;
– ICT, waaronder beveiliging en privacy;
– de invulling van overleg tussen de commissaris en de accountant, zonder het bestuur. - Wat kan de RvC van de accountant verwachten om de rol van intern toezicht te versterken?;
- Wat kan de RvC/AC doen om de accountant te helpen in zijn of haar rol?
De auteurs hebben deze gesprekken samengevat en doen op basis van die gesprekken aanbevelingen en conclusies die relevant zijn voor de RvC (Zie hoofdstuk 5).
1.3 Conclusies over toepassing van de twaalf aanbevelingen in de praktijk (samenvatting)
Op basis van het onderzoek NBA/VTW en de online bijeenkomsten met commissarissen en accountants concluderen de auteurs dat:
- De twaalf aanbevelingen op hoofdlijnen voldoen, maar dat zes aanbevelingen wel enige aanpassing behoeven (aanbevelingen 3, 46, 7, 8 en 12).
- De aanbeveling dat de accountant vaststelt dat de Governancecode wordt nageleefd kan vervallen.
- De relatie tussen de accountant en de AC/RvC (net als elke relatie) een basis van wederzijds vertrouwen nodig heeft om het gewenste rendement op te leveren. En dat dit om een investering van beide partijen vraagt.
- Dit wederzijdse vertrouwen kan worden versterkt/gerealiseerd door:
a. Voldoende tijd te nemen voor de reguliere besprekingen over de bevindingen van de accountant. Dit betreft het controleplan, de managementletter en het accountantsverslag.
b. Daarbij een goede agenda te hanteren met (van beide zijden) ingebrachte en voorbereide (hoofd)onderwerpen.
c. Op de vergaderkalender van AC/RvC expliciet het functioneren van de accountant en de evaluatie op te nemen.
d. Minimaal jaarlijks een ‘private session’ (een overleg van AC/RvC en accountant, zonder het bestuur) in te plannen en hier een vaste gewoonte van te maken. En voor dit overleg voldoende tijd in te ruimen en een agenda met onderwerpen te bepalen. En daarbij te zorgen voor een transparante terugkoppeling aan het bestuur. - Dit vertrouwen leidt tot een verdieping van de meerwaarde voor de AC/RvC van het werk van de accountant en tot een beter gesprek over de zachte bevindingen (‘soft controls’).
- Een aantal specifieke onderwerpen moet meer/beter onder de aandacht komen van de AC/RvC, ook in het gesprek met de accountants:
a. Frauderisico’s en fraudepreventie
b. ICT en cybersecurity.
Cultuur en gedrag
Daarnaast gaat deze handreiking specifiek in op het goede gesprek over cultuur en gedrag in de organisatie. In hoofdstuk 4 staan vragen die de RvC/AC over dit thema kunnen stellen, inclusief tweespecifieke aanbevelingen.
Handreiking en ‘best practices’ van de NBA
De NBA is samen met brancheorganisaties een consultatieproces gestart om het fraudebewustzijn te vergroten en ‘best practices’ voor frauderisicobeheersing in kaart te brengen om samenwerking in de keten effectiever te maken. Een samenvatting van het concept van deze handreiking, met een aantal concrete aanbevelingen voor bestuur, AC/RvC en accountants is opgenomen in paragraaf 6.1.
Aanbevelingen AFM
De Autoriteit Financiële Markten (AFM) doet aanbevelingen voor de rol van auditcommissies van OOB’s bij het selecteren van een accountantsorganisatie en het monitoren van de wettelijke controle. Deze zijn na te lezen in paragraaf 6.2.
1.4 De twaalf aanbevelingen geactualiseerd
De twaalf aanbevelingen voor het optimaliseren van het samenspel tussen de accountant, het bestuur en de AC/RvC uit de handreiking 2017 zijn geactualiseerd en zes daarvan zijnaangescherpt. Aan deze lijst is één nieuwe aanbeveling toegevoegd (nummer 12). De voormalige aanbeveling 10 over de integrale toepassing van de Governancecode woningcorporaties is geschrapt. Naleving van de Governancecode moeten het bestuur en AC/RvC van de woningcorporatie zelf vaststellen.
De twaalf actuele aanbevelingen zijn als volgt:
- Bestuur en RvC stellen jaarlijks expliciet vast dat zij op de hoogte zijn van de vigerende wet- en regelgeving en borgen een juiste toepassing ervan.
- De RvC licht het selectieproces van de accountant toe in het jaarverslag, alsmede de redenen van deze wisseling.
NB Deze toelichting is verplicht op grond van bepaling 5.7 van de Governancecode woningcorporaties. - De AC/RvC voert jaarlijks een pre-audit gesprek met de accountant op basis van de risicoanalyse en het controleplan.
- De AC/RvC voert jaarlijks een gesprek met de accountant buiten de aanwezigheid van het bestuur. Het gesprek wordt geagendeerd door de AC/RvC en grondig voorbereid door de AC/RvC en de accountant.
- De jaarrekening, de controleverklaring en het accountantsverslag worden door de accountant besproken in de AC en in de voltallige RvC.
- De AC voert jaarlijks een gesprek met de accountant over de managementletter. De managementletter wordt door het bestuur ter kennisname gebracht van de RvC.
- De accountant rapporteert afzonderlijk over het interne risicobeheersings- en controlesysteem (inclusief de ICT-omgeving, het investeringsstatuut en het verbindingenstatuut) in de management letter. Een samenvatting wordt opgenomen in het accountantsverslag.
- De assurance-rapporten worden door het bestuur ter informatie aangeboden aan de AC en/of RvC.
- De beoordeling van het functioneren van de accountant en de evaluatie van de wederzijdse samenwerking wordt als onderwerp geagendeerd bij de AC/RvC vergadering waar de jaarrekening, de controleverklaring en het accountantsverslag worden besproken.
NB Deze beoordeling en evaluatie is verplicht op grond van bepaling 5.11 van de Governancecode woningcorporaties. - De commissarissen dagen de accountant uit om ‘meer’ te zeggen door de bespreking van de ‘zachte’ bevindingen te agenderen.
- Het bestuur en de AC/RvC stellen jaarlijks vast dat de relatie met de externe accountant voldoende diepgang kent en echte meerwaarde biedt ().
- De AC/RvC agendeert jaarlijks ter bespreking met de accountant de onderwerpen frauderisico’s en fraudepreventie, alsmede de ICT ontwikkeling (waaronder begrepen de beveiliging en de digitalisering) binnen de corporatie. De accountant rapporteert over deze onderwerpen in de managementletter en/of het accountantsverslag.
“Een goede corporatie verdient een scherpe accountant met oog voor detail en oog voor het grote geheel."