6

Actuele ontwikkelingen in de praktijk

In dit hoofdstuk lichten de auteurs twee onderwerpen nader toe die de aandacht vragen van commissarissen en in het bijzonder de leden van de AC. Zij behandelen een handreiking van de NBA en diverse brancheorganisaties over fraude en risicobeheersing én een rapport van de AFM over het versterken van de rol van audit commissies in de samenwerking met de accountants.

6.1 Frauderisico’s en fraudepreventie

De maatschappij verwacht meer van de accountant op het gebied van fraudepreventie en het signaleren van fraude. Dit geldt onverkort voor het bestuur en de AC/RvC van een woningcorporatie. Het bestuur is primair verantwoordelijk voor een sluitend systeem van interne beheersing en procedures ter voorkoming en het signaleren van fraude. Een cultuur van integriteit en ethisch gedrag is hiervoor essentieel. De juiste ‘tone of the top’ en actief toezicht door de AC/RvC dragen daar sterk aan bij.

De AC/RvC moet in het toezicht meer aandacht geven aan mogelijke risico’s die de interne beheersingsmaatregelen kunnen doorbreken, het proces van financiële verslaggeving kunnen beïnvloeden of bijvoorbeeld de investeringsanalyse kunnen manipuleren. Het gaat hierbij nietalleen om risico’s in de organisatie, maar ook bij het hoogste management.

Samen met bestuurders en de AC/RvC hebben accountants een rol in het detecteren van fraude en het signaleren van frauderisico’s. Ook hier is samenwerking in de keten bestuur, AC/RvC en accountant essentieel.

De NBA en diverse brancheorganisaties hebben een handreiking opgesteld met om het fraude bewustzijn te vergroten en ‘best practices’ voor frauderisicobeheersing in kaart te brengen, met als doel om de samenwerking in de keten te versterken. In de handreiking staan aanbevelingen voor respectievelijk bestuurders, AC/RvC en accountants.

Het consultatieproces is nog gaande (in april 2021), maar we nemen hier de hoofdlijnen op van de aanbevelingen die in eerste instantie voor het bestuur zijn opgesteld:

• Zorg voor een open cultuur die eerlijk en ethisch handelen bevordert en leg dit vast in een interne gedragscode, waarin ook de waarden en normen voor het handelen met afnemers en leveranciers zijn opgenomen;
• Stel een expliciete analyse op van frauderisico’s en frauderisicofactoren. En pas het systeem van interne beheersing zo nodig aan voor het voorkomen en detecteren van fraude en corruptie;
• Stel periodiek de effectieve werking vast van de interne beheersmaatregelen en/of laat u hierover door de accountant adviseren;
• Train medewerkers in het fraudebewustzijn;
• Stel een fraudemeldpunt en klokkenluidersregeling in. Zorg voor adequate en objectieve opvolging van meldingen. Bespreek uitkomsten tussen bestuur en AC/RvC;
• Stel een fraude responseplan op; daarmee is duidelijk wat er moet gebeuren in geval van (vermoedens van) fraude;
• Zorg voor transparante communicatie over fraude en frauderisico’s. Dit begint in de relatie tussen bestuur, AC/RvC en accountant.

Het bestuur zorgt voor de inrichting in de organisatie op basis van de bovenstaande aanbevelingen. De AC/RvC monitort de cultuur en bevordert openheid, tegenspraak, acceptatie van fouten, eerlijk handelen en integere bedrijfsvoering. Informatie hierover komt uit gesprekken met bestuurders, medewerkers en de accountant. Met name de ‘private session’ zonder het bestuur leent zich voor verdieping van de bevindingen van de accountant op de ervaren cultuur en gedrag. Liefst met een transparante terugkoppeling naar het bestuur. Ook de interne auditor of concerncontroller kan hierin een rol spelen.

Belangrijk is ook dat de aanbevelingen van de accountant over gebreken in de interne beheersing, waaronder ook de ICT-beveiliging adequaat en tijdig door het bestuur worden opgevolgd.

Aanbeveling 12 zoals opgenomen in paragraaf 5.2.2 van deze VTW-handreiking kan helpen om het vraagstuk van de frauderisicobeheersing nadrukkelijker op de agenda van het bestuur, de commissarissen en de accountant te krijgen.

6.2 Commissarissen moeten beter toezicht op accountants houden

De Autoriteit Financiële Markten (AFM) heeft gerapporteerd over de rol van auditcommissies van OOB’s bij het selecteren van een accountantsorganisatie en het monitoren van de wettelijke controle (februari 2021 ‘AFM report on auditcommittees’ ).

https://www.afm.nl/nl-nl/professionals/nieuws/2021/feb/aanbevelingen-auditcommissies

De belangrijkste observaties en aanbevelingen om de rol van de auditcommissies te versterken, zijn als volgt samengevat:

• De AC heeft een leidende rol in het selectieproces van de accountantsorganisatie; de voltallige AC maakt deel uit van de selectiecommissie en voorzitter van de selectiecommissie is een lid van de AC;
• De rol van de AC in het selectieproces kan scherper; neem voldoende tijd voor het selecteren van accountantsorganisaties die worden uitgenodigd voor het offertetraject; beperk de keuze niet tot de voor de hand liggende accountantsorganisaties en laat de accountantsorganisaties ‘praten’ met de huidige accountant om een beter zicht te krijgen over de organisatie en de respons die moet worden geleverd;
• De criteria voor de selectie van de accountantsorganisatie zijn veelal gebaseerd op kwaliteitscriteria zoals de ervaring in de sector, het honorarium en de samenstelling van het controleteam. Organiseer een workshop met de te selecteren accountant om de ‘click’ vast te stellen tussen de accountant, de AC en de werkorganisatie;
• Er is ruimte voor verbetering bij de monitoring van de accountantscontrole; de vaststelling van de onafhankelijkheid van de externe accountant geschiedt nog vaak impliciet en niet expliciet en de opvolging van de aanbevelingen in de managementletter kan eenduidiger en scherper.