6
Randvoorwaarden en aanbevelingen
Aan de hand van de hoofdstukken 1 tot en met 5 zijn onderstaand een aantal randvoorwaarden en aanbevelingen geformuleerd die positief zullen bijdragen aan een goede werking van de auditcommissie.
6.1. Randvoorwaarden
- De auditcommissie bij de woningcorporatie is essentieel in het kader van de beheersing van de financieel economische vraagstukken. Nadrukkelijk gesteld, de auditcommissie is een voorbereidingscommissie van de raad van commissarissen.
- De auditcommissie vergadert ten minste drie keer per jaar, voorafgaand aan de RvC vergadering,. In de RvC vergadering vindt aan de hand van het verslag van de vergadering van de auditcommissie een terugkoppeling plaats van de activiteiten van de auditcommissie.
- De auditcommissie werkt op basis van een eigen reglement voor de auditcommissie en aan de hand van een eigen jaaragenda aangaande de te behandelen onderwerpen.
- De auditcommissie zorgt voor een goede kwalitatieve bezetting, waarbij één van de leden als financieel expert kan worden beschouwd. De (overige) leden dienen te beschikken over aansluitende eigen kennis met betrekking tot de taakopdracht van de auditcommissie.
- De externe accountant is een belangrijke adviseur van de auditcommissie; er zijn jaarlijks drie contactmomenten met de externe accountant;
6.2. Aanbevelingen
- De auditcommissie formuleert een eigen oordeel over het sturen, beheersen en verantwoorden van het bestuur en het functioneren van de organisatie t.o.v. de geformuleerde (financieel economische) doelstellingen. Het oordeel van de externe accountant kan worden benut ter toetsing van de eigen meningsvorming.
- De auditcommissie draagt zorg voor een goede borging van de activiteiten van de commissie in het geheel van de RvC. Dat omvat een passende vergaderfrequentie voorafgaande aan de vergadering van de RvC, dito verslaggeving van de activiteiten van de auditcommissie, agendering met alle relevante stukken en open bespreking binnen de RvC voorafgaande aan de behandeling van de bevindingen van de auditcommissie zelf.
- De auditcommissie vraagt door wanneer met de accountant wordt gesproken over de bevindingen uit de accountantscontrole. De accountant ziet meer dan enkel voor het afgeven van een verklaring bij de diverse verantwoordingen noodzakelijk is. Dat geeft naast de eigen waarnemingen ook een beeld over cultuur en gedragingen van een buitenstaander.
- De auditcommissie betrekt de controller in de activiteiten van de auditcommissie onder meer door het bespreken van het werkplan van de controller, de rapportages van de controller en het jaarlijks voeren van een gesprek met de controller in afwezigheid van het bestuur.
- De auditcommissie besteedt nadrukkelijk aandacht aan het ICT vraagstuk binnen de corporatie.
- De auditcommissie agendeert de opvolging van de bevindingen van de externe accountant als vast agendapunt bij haar vergaderingen.
- De auditcommissie heeft een eigen rol bij het verzamelen van informatie, deze rol kan en moet met meer diepgang worden ingevuld. Het financieel management stelt het op prijs indien informeel contact wordt gezocht over specifieke vraagstukken.
Het in de praktijk toepassen van de randvoorwaarden en de aanbevelingen in de werkwijze van de auditcommissie zal leiden tot “professioneel toezicht met de auditcommissie”.