3

Organisatie en werkwijze van de auditcommissie

3.1. Samenstelling van de auditcommissie

Op basis van bepaling 3.29 van de Governancecode woningcorporaties 2015 kan de RvC subcommissies instellen ter ondersteuning van het toezicht binnen de woningcorporatie.

In bepaling 3.29 lid d is opgenomen dat de auditcommissie niet wordt voorgezeten door de voorzitter van de RvC.

De auditcommissie is veelal samengesteld uit twee of drie leden van de RvC. Dit is enerzijds afhankelijk van de omvang van de RvC en anderzijds de complexiteit van de vraagstukken die door de auditcommissie (moeten) worden behandeld. De samenstelling van de auditcommissie vraagt derhalve een afzonderlijk besluit van de RvC. De voorzitter van de auditcommissie wordt door de RvC benoemd.

De RvC selecteert de leden die over de benodigde competenties beschikken zoals deze in het reglement van de auditcommissie zijn opgenomen. Voor een effectieve discussie is het wenselijk dat leden vanuit hun eigen invalshoek input leveren.

De auditcommissie bepaalt welke deelnemers worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de auditcommissie. Deelnemers kunnen zijn:

• De directeur-bestuurder dan wel de bestuurder met het aandachtsgebied financiën;
• De controller;
• De financieel manager;
• Leden van de werkorganisatie, op specifieke uitnodiging, afhankelijk van het gespreksonderwerp (bijvoorbeeld de treasurer, compliance officer, risk manager etc.);
• Externe gasten, zoals bijvoorbeeld de accountant.

De voorzitter van de auditcommissie vervult een belangrijke rol in de communicatie namens de auditcommissie met bijvoorbeeld de (voorzitter van de) RvC, het bestuur, de controller en de externe accountant. Van de voorzitter mag worden verwacht dat hij beschikt over leiderschapskwaliteiten en de capaciteit heeft om een effectieve samenwerking te bevorderen vanuit de auditcommissie.

Veelal loopt de benoemingsperiode als commissielid gelijk met de benoemingsperiode als lid van de RvC. Een herbenoeming in een tweede termijn is mogelijk,

In de praktijk kan en zal de rolvervulling door de auditcommissie verschillen mede afhankelijk van de omvang van de corporatie, de inrichting van de bestuursstructuur (een- of tweehoofdig), de aanwezigheid van een bestuurssecretaris, een gecombineerde rol van financieel manager en controller etc. Dit betekent dat op basis van de feitelijke situatie bij de corporatie, de auditcommissie en het reglement daarvoor worden samengesteld.

3.2. Reglement voor de auditcommissie

Bepaling 3.29 lid a van de Governancecode woningcorporaties 2015 vraagt dat de RvC een reglement voor iedere commissie opstelt waarin rol en verantwoordelijkheden worden omschreven, evenals de samenstelling en de werkwijze van de commissie.

Een reglement voor de auditcommissie omvat de uitgangspunten en randvoorwaarden hoe de commissie haar werkzaamheden zal inrichten, uitvoeren en verantwoording zal afleggen over haar taakopdracht als adviescommissie van de RvC.

Een reglement voor de auditcommissie bevat normaliter de navolgende onderwerpen :

Doelstelling van de commissie; Samenstelling van de commissie, omvang en zittingsduur; Aandachtsgebieden en de jaaragenda van de commissie; Vergaderfrequentie, deelnemers aan de vergaderingen; Relatie met het bestuur, de werkorganisatie (in het bijzonder de controller) en de externe accountant; Verslag/rapportering namens de auditcommissie; Bevoegdheid tot het doen van voorstellen voor bijzondere onderzoeken; Evaluatie van de werking van de auditcommissie.

De auditcommissie heeft voor het samenstellen van het verslag, het samenstellen van de jaaragenda en het aanleveren van de vergaderstukken ondersteuning nodig van de werkorganisatie. In praktische zin wordt deze ondersteuning meestal geleverd door de bestuurssecretaris en de controller. Het is van belang dat de ondersteuning van de auditcommissie in het reglement voor auditcommissie wordt vastgelegd.

Het is gebruikelijk om jaarlijks het reglement te beoordelen, eventuele aanpassingen aan de actualiteit te doen en deze ter goedkeuring aan de RvC voor te leggen.

3.3. De bijeenkomsten van de auditcommissie

3.3.1 Vergaderfrequentie

De auditcommissie plant haar bijeenkomsten in overeenstemming met het vergaderschema van de RvC. Het is wenselijk dat de bijeenkomsten van de auditcommissie worden gepland voorafgaand aan de bijeenkomsten van de RvC. De uitkomsten van de auditcommissie vergadering kunnen dan worden besproken tijdens de RvC vergadering.

De auditcommissie vergadert tussen de drie en vijf keer per jaar, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de bespreekpunten.

3.3.2 Jaaragenda voor de auditcommissie

De auditcommissie van de woningcorporatie heeft een aantal aandachtsgebieden.

In hoofdstuk 4 van deze publicatie zijn de hoofdactiviteiten van de auditcommissie geclusterd in een vijftal specifieke aandachtsgebieden. De agenda van de auditcommissie omvat de benoemde aandachtsgebieden aangevuld met de onderwerpen uit de taakopdracht van de auditcommissie gebaseerd op de Governancecode woningcorporaties 2015 zoals is samengevat in hoofdstuk 5.2.

Het aantal onderwerpen dat geagendeerd moet worden bij de auditcommissie is omvangrijk.

Het verdient daarom aanbeveling om te werken met een jaaragenda voor de auditcommissie, dusdanig dat alle onderwerpen tijdig op de agenda worden geplaatst en dat ook wordt bewaakt dat alle relevante onderwerpen ook daadwerkelijk worden behandeld.

Voorafgaand aan de vergadering van de auditcommissie is het raadzaam dat de voorzitter van de auditcommissie in samenspraak met de (financieel) bestuurder, de specifieke agenda samenstelt voor de vergadering met in achtneming van de jaaragenda.

De externe accountant zal met regelmaat worden uitgenodigd om als gast de auditcommissie vergadering bij te wonen om daar verslag te doen van zijn werkzaamheden.

Een tijdige afstemming van de vergaderplanning met de accountant is derhalve een aandachtspunt.

Indien bijzondere omstandigheden daarom vragen kan de auditcommissie ook een ingelaste vergadering beleggen om bijvoorbeeld een voorgenomen investering te voorzien van een advies voor de RvC.

3.3.3 Verslag van de vergadering

Van iedere vergadering dient een verslag te worden samengesteld en het verslag dient tijdig aan de leden van de auditcommissie, de RvC en de externe accountant ter beschikking te worden gesteld. Het verslag van de auditcommissie vergadering zal veelal in concept worden bijgevoegd bij de vergaderstukken van de opvolgende RvC vergadering.

Het is van belang dat het concept verslag van de vergadering door de notulist rechtstreeks naar de voorzitter van de auditcommissie wordt gestuurd ter toetsing op feitelijke onjuistheden. Het hanteren van deze werkwijze borgt een integere verslaglegging van de vergadering.

3.3.4 Zelfstandige informatievergaring

De auditcommissie wordt primair door en namens het bestuur voorzien van informatie. Dit uitgangspunt betekent dat de auditcommissie in een afhankelijke positie verkeert met betrekking tot de informatievoorziening. De auditcommissie dient zich derhalve af te vragen of en in hoeverre zij afdoende is en wordt geïnformeerd namens en door het bestuur.

Voor de eigen beeldvorming kan het goed werken om bijvoorbeeld medewerkers uit de werkorganisatie uit te nodigen om bepaalde onderwerpen in de auditcommissie vergadering nader toe te lichten.

Bij een complex vraagstuk (bijvoorbeeld derivaten of ICT) kan het verstandig zijn om het bestuur te adviseren om een onafhankelijke second opinion onderzoek te laten uitvoeren door een organisatie die niet betrokken is bij het betreffende vraagstuk. Een dergelijke werkwijze heeft als resultaat dat meer comfort wordt verkregen over ingewikkelde en vaak niet alledaagse vraagstukken bij de woningcorporatie.

De auditcommissie kan in haar contacten met de externe accountant ook verzoeken om aan bepaalde onderwerpen specifieke aandacht te besteden en daaromtrent te rapporteren in de reguliere accountantsrapportages. Het verdient aanbeveling om dit aandachtspunt in ieder geval te agenderen bij de jaarlijkse pre-audit bijeenkomst met de externe accountant.

De relatie van de auditcommissie met de controller kan meer diepgang krijgen door jaarlijks een overleg met de controller te plannen buiten aanwezigheid van het bestuur. In hoofdstuk 4.3.2 is dit nader uitgewerkt.