2.1. Zelfevaluatie versus doorlichting
Evalueren betekent het beoordelen van de praktijk. Om te kunnen beoordelen, heb je een normenkader nodig. Dit zijn voor commissarissen van woningcorporaties:
- de Woningwet,
- zelfregulerende instrumenten van de sector zoals de Governancecode Woningcorporaties en de criteria voor goed toezicht van de VTW verwoord in “Intern toezicht. Het team en de spelers”,
- de statuten en reglementen van de eigen corporatie en de eigen toezichtvisie,
- de zich blijvend ontwikkelende opvattingen over goed toezicht in de samenleving en bij de RvC zelf.
Bij het beoordelen van de praktijk in het licht van het normenkader, kan men tot de conclusie komen dat de praktijk op onderdelen niet aansluit bij dit normenkader en dus moet worden aangepast (eerste orde sturing) of dat het normenkader niet meer adequaat is en moet worden aangepast (tweede orde sturing). Een voorbeeld voor dit laatste is de RvC die tot de conclusie komt dat het beter is om de ondernemingsraad eens per jaar zonder in plaats van met het bestuur te spreken, terwijl het RvC-reglement bepaalt dat dit overleg altijd met het bestuur plaatsvindt.
Zelfevaluatie betekent dat je zelf een oordeel vormt over je eigen functioneren. Daarbij kun je gebruik maken van de informatie en beelden die anderen over dat functioneren hebben.Bij ondersteuning van de zelfevaluatie door een externe kan het beeld dat hij of zij van het functioneren van de raad heeft, worden meegenomen. Zo kunnen blinde vlekken eerder aan het licht komen.
Tegenover de zelfevaluatie staat de doorlichting van jouw functioneren door een ander. De ander komt op basis van uitgebreide informatieverzameling tot een onderbouwd oordeel. Een voorbeeld is de doorlichting van het optreden van de RvC in een crisissituatie, in opdracht van de raad zelf die daarvan wil leren. Een ander voorbeeld is de wettelijk verplichte vierjaarlijkse visitatie van de woningcorporatie, waar het oordeel over het intern toezicht deel van uitmaakt.
Bij ondersteuning van de zelfevaluatie door een externe, kan de externe aanvullend de opdracht krijgen om op onderdelen een doorlichting te doen en daarmee de zelfevaluatie te voeden met een onderbouwd oordeel. Hierover later meer.
2.2. Kunnen en willen
Een goede zelfevaluatie stelt hoge eisen aan het zelfreflecterend vermogen en de motivatie tot zelfreflectie, met andere woorden aan het kunnen en willen van de RvC en zijn leden.
Belangrijke elementen van het zelfreflecterend vermogen zijn de volgende.
- Weten hoe het ‘hoort’. Dat wil zeggen: een goed beeld hebben van de governance-eisen die de eigen RvC hanteert en van vigerende wet- en regelgeving en huidige inzichten in good governance. Met andere woorden, het normenkader kennen.
- Zien hoe de eigen praktijk is. Uiteenlopende mechanismen kunnen een goed zicht op de eigen praktijk belemmeren, zoals de collectieve overtuiging het zonder meer goed te doen, vastgeroeste patronen en het niet gewend zijn om op metaniveau naar het eigen functioneren te kijken.
- Verwoorden van eigen beelden en opvattingen. Het is soms zoeken naar de gemeenschappelijke taal om opvattingen over de rolneming te delen. Begrippen kunnen uiteenlopend worden geïnterpreteerd. Dat geldt ook voor begrippen die in de governancepraktijk inmiddels ingeburgerd zijn, maar lang niet door iedereen op dezelfde wijze geïnterpreteerd worden zoals proactief optreden, toezicht op afstand of werken in een ‘half one-tier’ model.
- Durven aan te spreken. Dat geldt zeker voor zaken waarvan men denkt dat zij bij collega’s gevoelig kunnen liggen, bijvoorbeeld omdat zij tegen het heersende zelfbeeld ingaan of omdat zij een bepaalde commissaris kritisch adresseren.
Belangrijke aspecten van de motivatie voor zelfreflectie zijn de volgende.
- Veiligheid. Een onveilige sfeer in de groep en gevoelens van onveiligheid bij commissarissen, kunnen de motivatie voor zelfreflectie in de weg staan. Om kritische feedback te kunnen geven, heb je het vertrouwen nodig dat de ander er open voor staat, er zakelijk mee om weet te gaan en het je niet kwalijk neemt. Maar je moet ook enige spanning kunnen hanteren. Om kritische feedback te kunnen ontvangen, moet je de zekerheid voelen dat dit integer gebeurt en niet bedoeld is als aanval. Je moet stevig in je schoenen staan, om kritische feedback open te kunnen toelaten in plaats van af te wijzen.
- Blijvend leren. Het gaat om de overtuiging dat ook een ervaren commissaris kan blijven leren van fouten en nieuwe inzichten. Dit is misschien wel de meest basale voorwaarde voor een vruchtbare zelfevaluatie.
Bij het bespreken van de aanpak van de zelfevaluatie verderop in de handreiking, worden suggesties gedaan voor hoe rekening kan worden gehouden met de mate waarin hiervoor genoemde voorwaarden voor een goede zelfevaluatie aanwezig zijn.
2.3. Moeten
Al in 2006 was de jaarlijkse zelfevaluatie onderdeel van de Governancecode Woningcorporaties. In de governancecode die sinds 2015 geldt, is die bepaling aangescherpt. Zij luidt: “De RvC bespreekt ten minste één keer per jaar het eigen functioneren (in termen van effectiviteit) en dat van individuele leden van de RvC. Eens per twee jaar doet de RvC dat onder onafhankelijke, externe begeleiding. Waar nodig worden afspraken gemaakt met betrekking tot het functioneren van (leden van) de RvC. Ook de onderlinge samenwerking in de RvC en de relatie tot het bestuur zijn onderdeel van de evaluatie.” Dit is een ‘pas toe’-bepaling. Afwijking is niet toegestaan.
De Woningwet zet daar nog eens kracht bij door de volgende bepaling “De statuten bevatten voorschriften omtrent het door de raad van toezicht onder begeleiding van bij de statuten te bepalen personen of instanties buiten de toegelaten instelling, met een bij de statuten te bepalen frequentie van ten minste eenmaal per twee jaar beoordelen van het functioneren van de raad.”
De zelfevaluatie is de afgelopen 10 jaar een vanzelfsprekend onderdeel van de jaaragenda van de RvC van woningcorporaties geworden en vele RvC’s halen daar met enige regelmaat de ondersteuning van externen bij. Deze groeiende praktijk is inmiddels dus ook een moeten geworden.
2.4. Nut van de zelfevaluatie
Borgen van goed bestuur
De RvC is een wezenlijk gremium om goed bestuur te borgen. Met andere woorden: om erop toe te zien dat de woningcorporatie het goed doet en om zo nodig effectief te interveniëren richting het bestuur. Daarbij hoort de RvC zich volgens de Woningwet te richten naar het belang van de woningcorporatie, het te behartigen maatschappelijk belang en de belangen van betrokken belanghebbenden. De samenleving wil daarop kunnen vertrouwen. Er rust dus een zware verantwoordelijkheid op de schouders van de RvC.
‘Eigen baas’
Het ontbreken van een hiërarchisch orgaan boven de RvC vergroot de noodzaak van kritische zelfreflectie van de RvC.
De RvC benoemt zijn leden zelf, bepaalt zijn eigen honorering binnen de kaders van de WNT, stelt eigen spelregels op, kent geen hiërarchische verantwoordingslijn en heeft geen corrigerend orgaan boven zich. Wel kennen corporaties met een verenigingsstructuur de algemene ledenvergadering (ALV), maar de bevoegdheden van de ALV zijn met de nieuwe Woningwet ingeperkt.
Daartegenover staat dat de nieuwe Woningwet het externe toezicht heeft versterkt en instrumenten heeft gegeven om de RvC te controleren en zo nodig in te grijpen. Dat laat de verantwoordelijkheid van de RvC om zijn werk goed te doen onverlet.
Professionalisering
Een professional hanteert de standaarden die voor zijn professie gelden en is zich bewust van zijn manier van werken en dus ook van zijn verbeterpotentieel (van onbewust onbekwaam naar bewust bekwaam). Dat geldt ook voor de professionele RvC. Regelmatige zelfreflectie draagt bij aan het zich bewust zijn van de wijze van werken en aan het verbeteren van het handelen. Dat is een continu proces. Er kunnen steeds minder functionele elementen in het functioneren van de RvC sluipen. Ook kunnen nieuwe omstandigheden en uitdagingen voor de corporatie implicaties hebben voor het gewenste functioneren van de RvC.
Daar komt bij dat het bespreken van de eigen praktijk de gedeelde visie op de wenselijke praktijk versterkt en daarmee bijdraagt aan het vergroten van de impact van de RvC.
Verantwoording
Het vertrouwen van de samenleving in de top van organisaties is geslonken. Dat betekent dat ook het bestuur en het intern toezicht van woningcorporaties onder een vergrootglas liggen. Er wordt verantwoording geëist. Tegelijk is er de neiging om ook kleine missers af te straffen. De RvC moet het dus niet alleen goed doen, maar ook weten hoe zich te verantwoorden over zijn functioneren en meer in het algemeen oog hebben voor de externe communicatie en reputatie van de corporatie en de RvC zelf.
Expliciet moment
Zelfreflectie is uiteraard niet voorbehouden aan dat ene moment in het jaar waarop de zelfevaluatie expliciet op de agenda staat. Als het goed is, spreken commissarissen elkaar ook gedurende het jaar op hun functioneren aan.
Dit laat de waarde van het jaarlijks expliciet agenderen van de zelfevaluatie onverlet. Immers, dan is er de nodige tijd om zaken grondig te bespreken. Bovendien kan de expliciete uitnodiging tot zelfreflectie commissarissen eerder over de drempel helpen om als lastig ervaren zaken naar voren te brengen.
Reden genoeg dus om de jaarlijkse zelfevaluatie niet alleen te agenderen omdat het moet, maar ook omdat het nuttig en nodig is om het maximale uit jezelf te halen.