6

Documenten
op orde

6.1. Inhoud

De ‘spelregels’ van de RvC zijn opgenomen in interne documenten, zoals de toezichtvisie, statuten, reglementen, profielschets en rooster van aftreden. Het komt voor dat werkafspraken veranderd worden zonder de documenten aan te passen, of dat bijvoorbeeld de statuten worden aangepast zonder de consistentie van de reglementen met de statuten te bewaken. Daarom is het zaak om periodiek te beoordelen of de interne documenten nog op orde zijn. Overigens ligt deze werkwijze vaak ook vast in het reglement van de RvC en/of het bestuur.

Dit kan bureaucratisch lijken: “Het gaat erom dat je het goed doet, en niet dat je het goed op papier hebt staan.” en “Je moet in alle redelijkheid met elkaar omgaan, daar heb je geen papierwerk voor nodig.” Dat is allemaal waar, maar afspraken op papier blijven van belang, zeker als zich lastige of bijzondere situaties voordoen of wanneer een nieuwe commissaris of bestuurder aantreedt. Dan is het goed om terug te kunnen vallen op goede, gezamenlijk bepaalde werkafspraken. Ook bij conflicten en aansprakelijkheidskwesties komen adequate werkwijzen en documenten van pas.

De documenten worden op vier aspecten beoordeeld:

• Compliance met wet- en regelgeving en de Governancecode Woningcorporaties.
• Consistentie binnen en tussen de documenten.
• Volledigheid van de onderwerpen die in de documenten zijn opgenomen. Niet alles hoeft vastgelegd te worden. Van belang is uiteraard wat volgens wet- en regelgeving en de Governancecode moet worden vastgelegd. Van belang is ook alles wat houvast biedt als discussies ontstaan (bijvoorbeeld hoe te handelen als sprake is van (potentieel) tegenstrijdig belang) en zaken waarbij vele partijen betrokken zijn, zoals het proces van werving en selectie van commissarissen. De door Aedes en de VTW opgestelde modelstatuten en –reglementen bieden een basis om te bepalen wat opgenomen moet worden en wat u wilt Voorbeeld statuten en reglementen
• Effectiviteit van de opgenomen bepalingen. Het gaat om vragen als: Is de bepaling nodig of leidt zij tot onnodige bureaucratie? Is detaillering van de bepaling gewenst of maakt zij het moeilijk per situatie een maatoplossing te kiezen? Past zij nog bij deze tijd of is zij verouderd?

6.2. Aanpak

Het is uiteraard niet zinvol dat alle commissarissen alle documenten regelmatig screenen. Dit voorwerk kan door de bestuurssecretaris, een lid van de RvC of een extern deskundige worden gedaan. Van belang is dat de betreffende persoon de nodige kennis en het gevoel voor de materie heeft.

Degene die de documenten op compliance, consistentie, volledigheid en effectiviteit heeft gescreend, stelt op basis daarvan een gespreksnotitie voor de RvC en de bestuurder op met:

• een overzicht van de verbeterpunten;
• voorstellen voor verbeteringen;
• eventuele discussiepunten.

Op basis daarvan vindt gedachtevorming in de RvC en met de bestuurder(s) plaats en worden afspraken gemaakt over aanpassingen.

Een periodieke toets en bespreking van de documenten is niet alleen van belang voor de governance hygiëne. Het gesprek over aanpassingsvoorstellen versterkt ook de gezamenlijke rolopvatting van de RvC en de bestuurder(s).