3

Bijlage

PREAMBULE Naleving, monitoring en handhaving

Bestuur en RvC verantwoorden zich in het jaarverslag over de manier waarop de principes van de Governancecode in het afgelopen boekjaar zijn toegepast. Iedere belanghebbende kan de corporatie daarop aanspreken. En kan – bij niet of onjuist toepassen van de code – een klacht indienen bij de Commissie Governancecode Woningcorporaties. Deze commissie brengt verslag uit van haar bevindingen aan het bestuur van Aedes en dat van de VTW. Als de commissie van oordeel is dat de Governancecode wordt overtreden dan nemen de besturen van Aedes en de VTW ieder afzonderlijk een besluit over mogelijke sancties die variëren van publicatie (‘naming and shaming’) tot in het uiterste geval ontnemen van het lidmaatschap.

PRINCIPE 1: Leden van bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht.

Voor bestuur en RvC staat het behalen van maatschappelijke resultaten voorop. Dat vraagt om organisaties met een integere en open cultuur waarbinnen ruimte is voor reflectie en tegenspraak. Het bestuur is hiervoor eindverantwoordelijk en de RvC ziet hierop toe. Zij vervullen daarbij samen een voorbeeldfunctie voor zowel hun eigen corporatie als voor de hele sector.

Bepaling 1.2

Bestuur en RvC zijn zich bewust van hun voorbeeldfunctie: hun gedrag is van invloed op het functioneren en de reputatie van de organisatie en de hele sector. Bestuur en RvC besteden aandacht aan het intern en extern communiceren van kernwaarden en zorgen voor bekendheid van de Governancecode. Voor een goede borging van de kernwaarden en Governancecode spreekt de RvC jaarlijks met een medewerkersvertegenwoordiging. Het aspect ‘voorbeeldfunctie’ is een belangrijk onderdeel van het introductieprogramma voor nieuwe bestuurders en commissarissen.

Bepaling 1.4

De corporatie onderneemt eerlijk, oprecht en transparant. Zij duldt geen belangenverstrengeling. Het bestuur zorgt voor een interne gedrags- of integriteitscode en een klokkenluidersregeling en publiceert deze op de website van de corporatie. Deze code beschrijft waarden en normen die RvC, bestuur en medewerkers in acht moeten nemen.

Bepaling 3.6

Bestuursleden zijn verantwoordelijk voor het voorkomen van belangenverstrengeling en dienen ook de schijn daarvan te vermijden. Bestuursleden mogen onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie, schenkingen aannemen van de corporatie en haar relaties, of derden op kosten van de woningcorporatie voordelen verschaffen. Deze eisen worden voorzien van normen vastgelegd in de interne gedrags- of integriteitscode.

Bepaling 3.7

Bestuursleden melden een (mogelijk) tegenstrijdig belang [noot: het gaat daarbij met name om persoonlijke belangen of die uit de directe omgeving] direct aan de RvC en de overige leden van het bestuur. Daarbij geeft het bestuurslid inzicht in alle relevante informatie. De RvC doet waar nodig navraag en bepaalt vervolgens – zonder aanwezigheid van het betrokken lid van het bestuur of sprake is van een tegenstrijdig belang en besluit – indien dat het geval is – hoe dit tegenstrijdig belang wordt beëindigd.

Bepaling 3.26

De woningcorporatie verstrekt commissarissen onder geen beding financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. Commissarissen mogen voorts onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie of andere werkzaamheden voor de corporatie buiten hun functie als toezichthouder verrichten. Als beginsel geldt dat ook de schijn moet worden vermeden.

Bepaling 3.27

Commissarissen melden een (mogelijk) tegenstrijdig belang direct aan de voorzitter van de RvC en aan de overige leden van de raad. Daarbij geeft de commissaris inzicht in alle relevante informatie en wordt deze vastgelegd. De RvC legt in zijn reglement vast hoe ze handelt in geval van (mogelijk) tegenstrijdige belangen bij leden van de raad van bestuur, leden van de RvC en de externe accountant (zie ook bepaling 3.7).