Bij een fusie waarbij de integratie van twee of meer organisaties centraal staat, dient het belang van de medewerkers bij aanvang van het traject goed te worden geborgd. Het betrekken van de medewerkers en (indien op deze wijze georganiseerd) de OR, is randvoorwaardelijk voor een succesvol fusietraject. Zij vormen namelijk de nieuwe organisatie. Dit betekent ook tijdig aandacht voor cultuur in werkwijze, houding en gedrag als belangrijk aandachtspunt voor de personele integratie.
De OR wordt bovendien om advies gevraagd op het voorgenomen besluit van het bestuur om te fuseren. Deze en andere formele advies- en instemmingsmomenten zijn vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Echter, uitgangspunt en kracht van een geslaagd fusietraject is dat de OR zowel formeel als informeel gedurende het fusietraject goed wordt meegenomen op inhoud en proces.
“Het succes van een fusie wordt in belangrijke mate bepaald door, naast betrokkenheid van de externe partijen, het vroegtijdig meenemen van de medewerkers in dit traject. Heb aandacht voor een zorgvuldige wijze van communicatie en organiseer meerdere momenten om elkaar te ontmoeten.
Hans Rijvers, voorzitter RvC Krijtland Wonen
In de fase waarin het fusieproces wordt voorbereid (in stap 2 en voor de besluitvorming in stap 3), is het in ieder geval belangrijk dat over de volgende onderdelen afspraken zijn gemaakt:
Ten aanzien van de personele integratie dienen de fusiepartners te handelen conform de ‘fusiegedragsregels’ van de Sociaal Economische Raad (SER). Dit betekent: de (vertegenwoordiging van de) werknemers tijdig in kennis stellen van de voorgenomen fusie, hen informatie daarover verstrekken en hen de gelegenheid bieden om hun oordeel te geven. Ook dienen de fusiepartners, voordat zij een openbare mededeling doen over de voorbereiding of totstandkoming van een fusie, de vakbonden te informeren over de inhoud daarvan. Op het moment dat de vakbonden worden geïnformeerd over de voorgenomen fusie, zijn de fusiepartijen verplicht het secretariaat van de SER in kennis te stellen.
Indien er sprake is van verandering voor de medewerkers en er een organisatieformatieplan en/of een sociaal plan dient te worden opgesteld, dan is het van belang om hier tijdig mee te starten. Op deze wijze worden de medewerkers en de OR serieus genomen en wordt het fusietraject zorgvuldig opgepakt. Dit betekent ook dat de OR met het vroegtijdig geven van duidelijkheid en het borgen van het belang van de medewerkers, in staat is om een positieve zienswijze te geven op het voorgenomen bestuursbesluit om te fuseren.
In het kader van een fusie zijn naast eventuele wijzigingen op de hoofdstructuur en organisatieformatie de volgende onderdelen adviesplichtig:
Daarnaast heeft de OR conform de WOR instemmingrecht op onder andere een verandering van het belonings- of functiewaarderingssysteem en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze en andere onderdelen zijn opgenomen in de WOR, artikel 27.
In het kader van de personele integratie en met oog voor de langere termijn is de duurzame inzetbaarheid van medewerkers (het vermogen om werk te houden en nieuw werk te krijgen) een belangrijk thema. Aan het bestuur van de fusiecorporatie de uitdaging medewerkers mentaal en fysiek fit, gezond en flexibel te houden. Omdat er veel manieren zijn om duurzame inzetbaarheid te organiseren, is het belangrijk dat het bestuur van de fusiecorporatie een visie en strategie heeft om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te bevorderen en hierop gaandeweg toetst.
In opdracht van de VTW heeft Atrivé, met aandacht voor de rol van de RvC, in samenwerking met FLOW hierover een handreiking uitgebracht (mei 2019)10.
10 Voor meer informatie, zie ook de handreiking ‘Toezicht op duurzame inzetbaarheid van medewerkers, handreiking wendbaarheid van de corporaties en de rol van de toezichthouder’ (2019).
Indien er sprake is van een integratie van (volwaardige) organisaties is het van belang om tijdig aandacht te besteden aan zaken als huisvesting, samenvoeging van de personeelsportefeuille, eenduidigheid van beleid & processen en het maken van keuzes betreffende de automatisering. Cultuuraspecten in termen van (het aanpassen van) gedrag en werkwijzen spelen hierin een belangrijke rol. Door met de integratie vroegtijdig te starten en medewerkers hierin mee te nemen, wordt in de aanloop naar de fusie gebouwd aan de nieuwe organisatie. Dit betekent het tijdig opstellen van een implementatieplan, gericht op het borgen van de onderlinge samenhang van de integratie. Bouwstenen voor dit implementatieplan (kunnen) zijn:
Figuur 5: Bouwstenen implementatie
Afhankelijk van de situatie, dient er nadrukkelijk te worden gestuurd op de volgorde van de implementatie van deze bouwstenen. Bovendien vraagt een aantal aspecten van het bestuur om tijdig knopen door te hakken. Dit geldt onder andere voor de automatisering en de plaatsing van medewerkers, op basis van het organisatieformatieplan en het sociaal plan. Op deze wijze wordt voorkomen dat op het moment van juridische fusie, de integratie nog dient plaats te vinden.
De implementatie is een verantwoordelijkheid van het bestuur. De RvC zal gedurende de implementatie op hoofdlijn toetsen op voortgang, met aandacht voor de eventuele risico’s gericht op een succesvolle integratie.