5

Werving en selectie

Bij de werving en selectie van de huurderscommissaris is een goede samenwerking en afstemming tussen de huurdersorganisatie en de RvC vereist. De RvC blijft immers verantwoordelijk voor het benoemingsbesluit, inclusief het toetsen van de kandidaat-huurderscommissaris aan de wettelijke vereisten en de profielschets. De Governancecode woningcorporaties bepaalt dat bestuur en RvC zorgen voor de juiste ondersteuning van en samenwerking met de huurdersorganisatie bij hun bindende voordracht.

5.1 Ondersteuning huurdersorganisatie

AANBEVELING VTW EN WOONBOND:

De corporatie zorgt voor de juiste ondersteuning van en samenwerking met de huurdersorganisatie bij de voordracht van de huurderscommissaris (bepaling 3.5 Governancecode woningcorporaties). Voor de huurdersorganisatie is werving en selectie geen dagelijks werk. Ondersteuning door een onafhankelijke externe adviseur die deskundigheid en ervaring heeft op dit terrein is wenselijk. Deze kan veel werk uit handen nemen zoals het opstellen en plaatsen van de advertentie, het selecteren en beantwoorden van brieven, maar vooral ook het voeren van selectiegesprekken. Huurdersorganisaties kunnen bijvoorbeeld een searchbureau inschakelen of het Woonbond Kennis- en Adviescentrum.

Goede advisering en ondersteuning brengen kosten met zich mee, maar dat betaalt zich terug als de voordracht succesvol is.

AANBEVELING VTW EN WOONBOND:

In de Wet op het overleg huurders verhuurder is vastgelegd dat een huurdersorganisatie recht heeft op een kostenvergoeding van de corporatie voor de uitvoering van haar activiteiten. De corporatie en de huurdersorganisatie stellen hiervoor een budget vast voor het kalenderjaar, dat de huurdersorganisatie naar eigen inzicht kan besteden.

Uit dit budget kunnen de kosten voor werving en selectie bekostigd worden. Aedes en de Woonbond raden aan dat als in het budget niet of onvoldoende rekening is gehouden met deze kosten, de huurdersorganisatie een aparte begroting opstelt van de kosten voor werving en selectie en deze indient bij de corporatie. Het is gebruikelijk dat de onafhankelijk extern adviseur een offerte uitbrengt van de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden kosten.

5.2 Openbare werving

De werving is gericht op het vinden van die kandidaat die het beste voldoet aan de gestelde eisen.

Hoe kan de huurdersorganisatie tot een goede voordracht komen? De Governancecode woningcorporaties bepaalt dat vacatures voor leden van de RvC openbaar worden gesteld (bepaling 3.4 Governancecode woningcorporaties). In de praktijk betekent dit dat meestal een advertentie wordt geplaatst in een landelijk of regionaal dagblad, in een vaktijdschrift en/of op het internet. Aanvullend kan de voordragende huurdersorganisatie in eigen kring inventariseren of men personen kent die kunnen worden benaderd en uitgenodigd om te reageren. Vaak wordt ook gebruik gemaakt van searchbureaus die actief potentiële kandidaten (uit hun eigen netwerk) benaderen.

5.3 Selectiecommissie

Na de werving zijn er meestal meerdere kandidaten die geschikt zijn voor de functie van huurderscommissaris. Hoe komt de huurdersorganisatie tot een goede keuze?

Allereerst moet een selectiecommissie worden ingesteld die tot taak heeft uit de aangemelde kandidaten en op basis van een zorgvuldige afweging, degene te kiezen die het beste aan het profiel voor de huurderscommissaris voldoet. Hiertoe dient de selectiecommissie de binnengekomen brieven te selecteren en gesprekken met kandidaat-huurderscommissarissen te voeren. Eventueel kan de selectie­commissie de eerste selectie van de kandidaten overlaten aan een onafhankelijke externe adviseur.

AANBEVELING VTW EN WOONBOND:

De samenstelling van de selectiecommissie kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Enkele veelvoorkomende mogelijkheden zijn:

• een commissie bestaande uit bestuursleden van de huurdersorganisatie;
• een commissie bestaande uit bestuursleden van de huurdersorganisatie, met ondersteuning van een onafhankelijke externe adviseur;
• een commissie bestaande uit een afvaardiging van de huurdersorganisatie, ondersteund door de corporatie;
• een commissie bestaande uit een afvaardiging van de huurdersorganisatie, met ondersteuning van zowel de corporatie als een onafhankelijke externe adviseur.

Vaak worden ook één of meerdere commissarissen aan de selectiecommissie toe­gevoegd. De commissarissen hebben inzicht in de samenstelling en dynamiek van de bestaande RvC. Hun betrokkenheid helpt bij het selecteren van kandidaten die qua expertise en persoonlijkheid een aanvulling vormen op de zittende leden.

Het gezamenlijk werken aan de selectie bevordert ook wederzijds begrip en versterkt de samenwerking tussen de huurdersorganisatie en de RvC, wat kan leiden tot een breder draagvlak voor de uiteindelijke kandidaat.

Het komt ook voor dat een huurdersorganisatie deelneemt aan een selectie­commissie van de RvC zelf. Als er meerdere RvC-leden moeten worden benoemd, waaronder een huurderscommissaris, kunnen huurdersorganisatie en RvC be­sluiten om de werving en selectie gezamenlijk te doen. Hierbij heeft de voor­dragende huurdersorganisatie natuurlijk wel instemmingsrecht bij de keuze van de huurderscommissaris.

Tot slot wordt de bestuurder vaak in een adviserende rol betrokken.

5.4 Selectiegesprekken

Na de instelling van de selectiecommissie en de eerste selectie van de brieven worden de gesprekken met de kandidaten gevoerd.

Gebruikelijk is dat in twee ronden te doen. In de eerste ronde kunnen dan bij­voorbeeld zes kandidaten worden uitgenodigd. In de tweede ronde gaat het dan bijvoorbeeld nog om twee kandidaten. Een tweede gesprek kan, als de huurders­organisatie en de RvC dit met elkaar hebben afgesproken, plaatsvinden met een afvaardiging van de RvC. Dit vermindert het risico op onenigheid met de RvC over de benoeming.

Bij het voeren van een selectiegesprek kan een gespreksleidraad gebruikt worden, waarbij de lijn van gesprek voor iedereen helder vastgelegd is. Hierin staat bijvoorbeeld wie de introductie verzorgt en welke vragen aan de orde komen. De leden van de selectiecommissie spreken van tevoren af op welke objectieve punten ze de kandidaten zullen beoordelen. Het kan handig zijn om voor de beoordeling en de selectie van de kandidaten specifieke formulieren te gebruiken. Tijdens het gesprek noteert elk lid van de selectiecommissie zijn eigen bevindingen en kan deze inbrengen in de (na)bespreking. De beoordeling van kandidaten is niet altijd eenvoudig. Deskundige ondersteuning hierbij is alleen daarom al wenselijk. Het gaat om een groot belang. Iedereen moet er van overtuigd zijn dat de voor te d­ragen kandidaat de goede is. Het is niet vreemd om referenties te verlangen.

Het is belangrijk dat de huurdersorganisatie en de kandidaat-huurderscommissaris al vanaf de selectie open en eerlijk met elkaar in gesprek gaan (en te blijven) over elkaars beelden en verwachtingen met betrekking tot positie en rolinvulling van de huurderscommissaris, het ‘kritisch en onafhankelijk’ en ‘zonder last of ruggespraak’ opereren. Andere onderwerpen die besproken kunnen worden zijn: de positie en werkwijze van de huurdersorganisatie en eventuele knelpunten en s­uccessen in het overleg met de corporatie.