4
Voortraject
Voor een succesvolle voordracht is het essentieel dat de RvC en de voordragende huurdersorganisatie een duidelijk en gedeeld beeld hebben van de eisen waaraan de huurderscommissaris moet voldoen. Daarnaast is het belangrijk dat de afspraken tussen de RvC en de voordragende huurdersorganisatie over de werkwijze van de voordracht helder zijn.
4.1 Profielschets
De RvC stelt een algemene profielschets op voor zijn omvang en samenstelling, waarin rekening wordt gehouden met de aard en omvang van de werkzaamheden van de corporatie, en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen. Voor de verschillende functies en aandachtsgebieden stelt de RvC aparte profielen op.
Het functioneren van een woningcorporatie is complex en veelzijdig. Daarom dient in de RvC ruime kennis en ervaring aanwezig te zijn ten aanzien van alle aspecten van het corporatiebeleid en alle activiteiten die de corporatie uitvoert.
De effectiviteit van de RvC wordt mede bepaald door de samenstelling van de RvC als team en de onderlinge samenwerking. Een goed functionerend team is divers en bestaat uit mensen die elkaar aanvullen en elkaar tegenwicht bieden. Ook houding, gedrag en persoonlijkheidstype doen ertoe om de kwaliteit van de RvC als goed functionerend team te waarborgen.
AANBEVELING VTW EN WOONBOND:
De RvC betrekt de voordragende huurdersorganisatie bij de vaststelling van de (algemene) profielschets van de RvC.
Over de wijze waarop de RvC de huurdersorganisatie betrekt kunnen afspraken gemaakt worden. Bijvoorbeeld dat voordat de profielschets vastgesteld wordt, deze eerst voor advies aan de huurdersorganisatie wordt voorgelegd. Zo kan de huurdersorganisatie bevorderen dat alle commissarissen oog hebben voor huurdersbelangen en -vraagstukken.
AANBEVELING VTW EN WOONBOND:
De RvC en de voordragende huurdersorganisatie overleggen voorafgaand aan de start van de wervings- en selectieprocedure over het gewenste profiel van de huurderscommissaris. Bij voorkeur dient expliciete overeenstemming te bestaan over het profiel voordat de wervings- en selectieprocedure wordt gestart.
Het profiel van de huurderscommissaris wordt afgeleid van de profielschets voor de RvC. De wettelijke vereisten vormen een belangrijk onderdeel van de profielschets van de RvC en het profiel van de huurderscommissaris. Daarnaast bevat het profiel specifieke eisen waaraan de kandidaat-huurderscommissaris moet voldoen gezien de samenstelling en de aandachtsgebieden van de RvC. De voordragende huurdersorganisatie kan een aantal aanvullende eisen stellen die zij zelf belangrijk vindt, bijvoorbeeld dat de kandidaat-huurderscommissaris aantoonbare ervaring en/of affiniteit heeft met het huurwerk en/of lokale binding heeft.
In de praktijk kan er spanning optreden tussen de eisen die de RvC stelt aan het profiel van de huurderscommissaris en de eisen die de voordragende huurdersorganisatie stelt. Soms leidt dat er zelfs toe dat de RvC een voorgedragen kandidaat-huurderscommissaris niet accepteert, omdat deze niet in het profiel zou passen.
Om problemen te voorkomen dient bij voorkeur expliciete overeenstemming te bestaan over het profiel voordat de wervings- en selectieprocedure wordt gestart.
Een goed uitgewerkt helder profiel bevordert een efficiënte en transparante selectieprocedure, waardoor de kans op het vinden van de meest geschikte kandidaat wordt vergroot. Tegelijkertijd helpt het potentiële kandidaten om te bepalen of zij de juiste kwaliteiten en ervaring hebben om de rol van huurderscommissaris met succes te vervullen.
4.2 Werkwijze voordracht
AANBEVELING VTW EN WOONBOND:
De RvC en de voordragende huurdersorganisatie stellen gezamenlijk een reglement vast waarin de werkwijze met betrekking tot de bindende voordracht is geregeld.
Door vooraf duidelijke afspraken te maken, wordt de kans op een succesvolle voordracht aanzienlijk vergroot. Hierdoor weten zowel de RvC als de huurdersorganisatie precies wat er van hen verwacht wordt in elke fase van het proces.
Het voorkomt misverstanden over verantwoordelijkheden en taken. Dit bevordert het vertrouwen tussen beide partijen.
Termijn voordracht
Allereerst is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de termijn waarbinnen de voordracht van de huurdersorganisatie dient te worden gedaan en de gevolgen van overschrijding van deze termijn. De termijn moet redelijk zijn. Een goede wervings- en selectieprocedure neemt over het algemeen zeker vier maanden in beslag. Daarnaast moet ook rekening worden gehouden met de termijnen die nodig zijn voor het verkrijgen van een positieve zienswijze. In de praktijk kost het minimaal een half jaar om tot een definitieve benoeming te komen.
Andere onderwerpen waarover afspraken gemaakt kunnen worden zijn:
- De procedurele stappen. Hoe ziet het werving en selectieproces eruit?
- Het tijdschema. Wanneer vinden de verschillende stappen plaats?
- Het budget. Voor welke stappen is budget nodig/beschikbaar?
- De ondersteuning van de huurdersorganisatie. Is er ondersteuning door de corporatie en/of een extern adviseur?
- De kanalen die worden ingezet voor de openbare werving. Landelijke dagbladen? Regionale dagbladen? Sociale media? Online jobboards? Branchespecifieke netwerken? Persoonlijke netwerken?
- Wie zorgdraagt voor de werving en selectie. Is dat het gehele bestuur van de huurdersorganisatie? Of wordt een aparte selectiecommissie ingesteld?
- De betrokkenheid van de RvC en de corporatie bij de werving en selectie. Wordt er iemand uit de RvC – bijvoorbeeld de voorzitter van de remuneratiecommissie – aan de selectiecommissie toegevoegd en wat is zij /haar rol?
- Communicatie. Wanneer en op welke manier wordt er gecommuniceerd tijdens het werving en selectieproces?
- Besluitvorming. Hoe wordt de uiteindelijke keuze gemaakt? Draagt de huurdersorganisatie één kandidaat voor aan de RvC of meerdere?