3
Het voortraject
3.1 Profielschets
Het functioneren van een woningcorporatie is complex en veelzijdig. Daarom dient in de RvC ruime kennis en ervaring aanwezig te zijn ten aanzien van alle aspecten van het corporatiebeleid en alle activiteiten die de corporatie uitvoert. Er worden steeds hogere eisen aan toezichthouders gesteld, niet alleen aan kennis en ervaring, maar ook aan inzicht, houding en karakter. Ook de persoonlijke kwaliteiten van de commissarissen doen ertoe om de kwaliteit van de raad als geheel te waarborgen.
De Governancecode Woningcorporaties bepaalt dat de RvC een profielschets opstelt waarin eisen gesteld worden aan de samenstelling van de RvC.
Governancecode Woningcorporaties
Bepaling 3.16
Een evenwichtig samengestelde RvC betekent verscheidenheid. Om dit te bevorderen stelt de RvC een profielschets op. In deze schets worden eisen gesteld aan de samenstelling van de RvC. Deze eisen moeten er voor zorgen dat de RvC naast een diverse samenstelling ook de juiste kennis en ervaring in huis heeft.
De VTW en de Woonbond bevelen aan dat de RvC de voordragende huurdersorganisatie betrekt bij de vaststelling van de (algemene) profielschets voor de RvC. Hierover kunnen afspraken gemaakt worden. Bijvoorbeeld de afspraak dat voordat een profielschets vastgesteld wordt, deze eerst voor advies wordt voorgelegd aan de huurdersorganisatie. Zo kan de huurdersorganisatie bevorderen dat alle commissarissen oog hebben voor huurdersbelangen en -vraagstukken.
Aanbeveling VTW en Woonbond:
De RvC betrekt de voordragende huurdersorganisatie bij de vaststelling van de (algemene) profielschets voor de RvC.
De specifieke profielschets voor de huurderscommissaris wordt afgeleid van de profielschets voor de RvC. Verder moeten de volgende vragen beantwoord worden:
- Aan welke specifieke kwalificaties moet de voor te dragen kandidaat-huurderscommissaris voldoen gezien de samenstelling en portefeuilleverdeling binnen de RvC?
- Moet er sprake zijn van lokale binding?
- Welke aanvullende functie-eisen zijn belangrijk? De voordragende huurdersorganisatie kan een aantal aanvullende eisen stellen die zij zelf belangrijk vindt, bijvoorbeeld dat de kandidaat-huurderscommissaris aantoonbare ervaring en/of affiniteit heeft met de volkshuisvesting en met het huurderswerk.
In de praktijk kan er spanning optreden tussen de eisen die de RvC stelt aan het profiel van de huurderscommissaris en de eisen die de voordragende huurdersorganisatie daaraan stelt. Soms leidt dat er zelfs toe dat de RvC een voorgedragen kandidaat-huurderscommissaris afwijst, omdat deze niet in het profiel zou passen.
De Woonbond en de VTW bevelen daarom aan dat de RvC en de voordragende huurdersorganisatie, voorafgaand aan de wervings- en selectieprocedure, overleggen over het gewenste profiel voor de huurderscommissaris. Bij voorkeur dient expliciete overeenstemming te bestaan over het profiel alvorens de wervings- en selectieprocedure wordt gestart. Dat kan veel problemen voorkomen.
Een goede profielschets maakt het selecteren van een geschikte kandidaat-huurderscommissaris eenvoudiger en objectiever. Tegelijkertijd schept het duidelijkheid voor potentiële kandidaten om te beoordelen of zij voldoen aan de gevraagde kwaliteiten.
Aanbeveling VTW en Woonbond:
De RvC en de voordragende huurdersorganisatie overleggen voorafgaand aan de wervings- en selectieprocedure over het gewenste profiel voor de huurderscommissaris. Bij voorkeur dient expliciete overeenstemming te bestaan over het profiel alvorens de wervings- en selectieprocedure wordt gestart.
Geschiktheids- en betrouwbaarheidseisen Woningwet 2015
De wettelijke geschiktheids- en betrouwbaarheidseisen vormen een belangrijk onderdeel van de profielschets voor de RvC en van de specifieke profielschets voor de (huurders) commissaris. Bij het voorleggen van een voorgenomen (her)benoemingen van een commissaris voor een zienswijze van de minister, moet de RvC onderbouwen dat de kandidaat ook aan de eisen voldoet. Een positieve zienswijze van de minister is een vereiste voor (her)benoeming.
De Autoriteit woningcorporaties voert voor de zienswijze een toets op de geschiktheid en betrouwbaarheid (fit en proper toets) van de beoogde kandidaten uit namens de minister. De eisen daartoe staan in het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 (artikel 19 en de bijbehorende bijlagen waarin de competenties en antecedenten worden benoemd) en de Regeling toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 (artikelen 6, 7 en 8).
De zienswijze heeft in elk geval betrekking op:
- Geschiktheid: opleiding, kennis, (werk)ervaring, competenties.
- Betrouwbaarheid: handelen (of nalaten) in het verleden, eventueel voorgenomen handelen bij de woningcorporatie en antecedenten (strafrechtelijk, financieel, etc.).
- De aard, zwaarte en omvang van de beoogde functie en de werkzaamheden van de woningcorporatie.
Een gesprek van de kandidaat met de Autoriteit woningcorporaties kan onderdeel uitmaken van de procedure. Bijlage 2 van deze publicatie bevat een korte beschrijving van de procedure en de informatie die de corporatie moet aanleveren.
BIJLAGE 1 BIJ ARTIKEL 19 VAN HET BESLUIT TOEGELATEN INSTELLINGEN VOLKSHUISVESTING 2015
Geschiktheid voor het lidmaatschap van de raad van commissarissen: competenties (alfabetische volgorde)
Authenticiteit
Is consistent in denken en doen (gedrag en houding) onder verschillende omstandigheden. Maakt zichtbaar wat hij/zij werkelijk belangrijk vindt en waar hij/zij voor staat. Dit betekent ook het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens, het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid naar diverse betrokken partijen. Juiste informatie geven over de werkelijke situatie en het tijdig erkennen van risico’s, uitdagingen en problemen naar de bestuurders.
Bestuurlijk inzicht
Kan ingewikkelde materie snel overzien, heeft realiteitszin en een gezond boerenverstand. Heeft oog voor de ontwikkelingen, machtsverhoudingen en gevoelens binnen de toegelaten instelling. Kan schakelen op bestuurlijk niveau, weet complexiteit van het aansturen van een organisatie in al zijn aspecten te duiden en kan goed klankbord zijn voor de bestuurder.
Helikopterview
Kan gegevens en mogelijke handelswijzen tegen elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen. Onderzoekt/herkent/begrijpt de essentiële vraagstukken. Kan over de eigen portefeuille heen kijken, vooral als problemen de continuïteit van de toegelaten instelling in gevaar kunnen brengen.
Integriteit en moreel besef
Oefent de functie adequaat en zorgvuldig uit, met inachtneming van regels en verantwoordelijkheden. Oordeelt en handelt op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Is hierbij aanspreekbaar op eigen gedrag en spreekt ook anderen hierop aan. Vertoont goed voorbeeldgedrag voor de eigen organisatie en de sector.
Maatschappelijke (omgevings)sensitiviteit en verantwoordelijkheid
Onderkent de specifieke rol van de toegelaten instelling als maatschappelijke onderneming en bewaakt binnen de visie en missie van de toegelaten instelling de invulling daarvan. Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over (de veranderende) maatschappelijke, politieke en andere ontwikkelingen in de omgeving van de toegelaten instelling alsook over de belangen van belanghouders. Kan dit vertalen naar de volkshuisvesting en deze kennis effectief benutten. Kan omgaan met diverse belanghouders en daarin tot een weloverwogen balans komen voor keuzes en handelen en verantwoordt zich daarover.
Onafhankelijke oordeelsvorming
Moet de lastige vragen durven blijven stellen (ook als hij/zij daar aanvankelijk alleen in staat), in durven grijpen als dat nodig is en een ‘rechte rug’ hebben bij moeilijke beslissingen. Moet in staat zijn tot onafhankelijke oordeelsvorming. Kan de goede vragen stellen en durft door te vragen.
Teamspeler
Heeft oog voor het groepsbelang en levert een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat. Is tevens in staat in collegiaal verband te functioneren en geen pleitbezorger te zijn van individuele belangen.
Vakinhoudelijke kennis en visie
Beschikt over de voor de bestuurlijke functie vereiste vakinhoudelijke kennis, bijvoorbeeld kennis van financiën bij toegelaten instellingen, van de ontwikkeling en het beheer van vastgoed en kennis op het gebied van volkshuisvestelijke vraagstukken. Heeft een voldoende realistische visie op toekomstige ontwikkelingen op het gebied van de volkshuisvesting en kan deze vertalen in lange termijn doelstellingen en een strategische planning ter verwezenlijking daarvan. Houdt hierbij goed zicht op risico’s en uitdagingen die de instelling loopt en neemt bijhorende beheermaatregelen.
Voorzittersvaardigheid (indien van toepassing)
Bezit de kwaliteiten om het groepsproces binnen de raad van commissarissen op een professionele wijze te leiden. Kan vergaderingen efficiënt, effectief en daadkrachtig leiden in een open sfeer waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren. Heeft oog voor taakvervulling en verantwoordelijkheden van anderen en benoemt gemeenschappelijke belangen op een wijze die tot overeenstemming leidt.
Zelfreflectie
Staat open voor en neemt actief deel aan kritische discussie over het functioneren van de raad en zichzelf als lid c.q. voorzitter. Heeft daarbij inzicht in interne en externe invloeden op zijn/haar functioneren en kan hierover verantwoording afleggen. Toont lerend vermogen en beseft dat zijn/haar handelen invloed heeft op het functioneren van de raad, en omgekeerd. Kan (persoonlijke) leerpunten benoemen en van gedachten wisselen over het vormgeven van het eigen leerproces.
3.2 Afspraken over de procedure van de voordracht
Het is van groot belang dat de RvC en de voordragende huurdersorganisatie heldere afspraken over de procedure van de voordracht maken. De VTW en de Woonbond bevelen aan dat de RvC en de huurdersorganisatie gezamenlijk een reglement vaststellen waarin de werkwijze met betrekking tot de bindende voordracht is geregeld.
Aanbeveling VTW en Woonbond:
De RvC en de voordragende huurdersorganisatie stellen gezamenlijk een reglement vast waarin de werkwijze met betrekking tot de bindende voordracht is geregeld.
Allereerst is het belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de termijn waarbinnen de voordracht door de huurdersorganisatie dient te worden gedaan en over de gevolgen van de overschrijding van deze termijn. De termijn moet redelijk zijn. Een goede wervings- en selectieprocedure neemt over het algemeen zeker enkele maanden in beslag. Daarnaast moet ook rekening worden gehouden met de termijnen die nodig zijn voor het verkrijgen van een positieve zienswijze van de minister. In de praktijk kost het al snel een half jaar om tot een definitieve benoeming te komen.
Andere vragen die bij de procedure van de voordracht aan de orde kunnen komen en waarover afspraken gemaakt kunnen worden, zijn:
- Vindt de open werving alleen plaats via een advertentie in de media of worden ook andere methoden ingezet?
- Wat is het budget dat voor de werving en selectie nodig/beschikbaar is?
- Doet de huurdersorganisatie de werving en selectie zelf of laat zij zich ondersteunen door een onafhankelijke externe adviseur?
- Wordt er een aparte commissie benoemd die zich bezighoudt met de werving en selectie of doet het hele bestuur van de huurdersorganisatie dat?
- Wordt er iemand uit de RvC – bijvoorbeeld de voorzitter – aan de selectiecommissie van de huurdersorganisatie toegevoegd?
- Draagt de huurdersorganisatie één kandidaat-huurderscommissaris voor aan de RvC of meerdere?