5
Checklist – relevante vragen
Met conceptueel bouwen kunnen corporaties sneller en efficiënter voldoen aan de opgave om meer betaalbare woningen te realiseren. Als sparring partner van de bestuurder speelt de RvC hierbij een belangrijke rol. In deze checklist een aantal vragen om dat gesprek richting te geven.
Algemeen
- Wat verstaat de corporatie onder het begrip conceptueel bouwen?
- Is er binnen de corporatie consensus over invulling en betekenis van conceptueel bouwen en het belang daarvan?
- Is er concreet beleid op het gebied van conceptueel bouwen?
• Waar en hoe is dat vastgelegd?
• Sluit het beleid goed aan op de strategische koers van de corporatie?
• Is het beleid adequaat en actueel?
• Is het beleid recent geëvalueerd bij projecten en opdrachten? - Bij welke projecten wil de corporatie aan de slag met conceptueel bouwen?
- Zijn daarbij de doelen, uitgangspunten en opdrachtverlening duidelijk geformuleerd?
Organisatie en competenties
- Is er voldoende inhoudelijke deskundigheid aanwezig binnen de organisatie om een goed opdrachtgever te zijn bij conceptueel bouwen?
• Zijn de bij conceptueel bouwen betrokken medewerkers naast bevoegd ook bekwaam?
• Hoe wordt dit getoetst en geborgd? - Welke (nieuwe) kennis en competenties zijn er nodig voor een professioneel inkoopproces van woningconcepten?
• Hoe gaan we mensen daarvoor opleiden?
• Hoe zetten we de strategische personeelsplanning in om gericht mensen te werven? - Hoe borg je dat de introductie van conceptueel bouwen persoonsonafhankelijk wordt?
• Wordt het al breed gedragen binnen de organisatie? Hoe borg je de continuïteit als kartrekkers weggaan? - Is digitalisering en informatietechnologie voldoende voor data-gestuurde prestatie-eisen bij de uitvraag?
• Zijn hiervoor extra investeringen in techniek en competenties nodig?
Opdrachtgeverschap
- Hoe wordt conceptueel bouwen opgenomen in protocollen en processen voor opdrachtgeverschap?
- Hoe verhouden deze protocollen en processen zich tot de mandatering aan en bevoegdheden van de medewerkers/functionarissen die genoemd worden, in het bijzonder bij het voeren van onderhandelingen en het aangaan van contracten?
- Is voor de RvC duidelijk waar de opdrachtgevende rol bij conceptueel bouwen in de organisatie is belegd?
- Zijn concrete (en relevante) opdrachtgevers binnen de corporatie bekend bij de RvC?
Rol RvC
- Op welke wijze bespreekt de bestuurder het thema conceptueel bouwen met de RvC?
- Zijn er binnen de RvC leden die ‘eigenaar’ zijn van het thema conceptueel bouwen?
- Is er bij de RvC voldoende kennis over conceptueel bouwen?
- Als dat niet of onvoldoende het geval is, hoe voorziet de raad dan in het beschikbaar komen van die expertise en wat wordt er gedaan aan (eigen) kennisontwikkeling?
- Hoe en wanneer komen investeringsprojecten, IT-projecten, aanbestedingen en samenwerkingscontracten op de agenda van de RvC?
Stakeholders
- Hoe staat de gemeente tegenover conceptueel bouwen?
• Zijn hierover al contacten op bestuurlijk niveau?
• Zijn hierover al contacten op ambtelijk niveau?
• Wat is de mening van welstand over conceptueel bouwen? - Hoe gaan we het gesprek met bewoners aan over conceptueel bouwen?
• Hoe is de bewonersparticipatie georganiseerd bij gebiedsontwikkeling?
• Staat de bewonersvertegenwoordiging positief tegenover conceptueel bouwen?
• Zijn ze voldoende op de hoogte van de kansen en de risico’s? - Gaan we samenwerken met andere corporaties voor vraagbundeling in een bouwstroom?
• Welke corporaties komen daarvoor in aanmerking?
• Hoe wordt die samenwerking formeel vastgelegd?
Kosten en risico’s
- Is de businesscase sluitend als je uitgaat van TCO?
- Hoe worden de prestaties van producenten getoetst?
- Is in het Investeringsstatuut aangegeven hoe en wanneer de uitvoering van de inkoopstrategie wordt getoetst?
- Hoe managet de corporatie de risico’s die kunnen voort vloeien uit projecten met conceptueel bouwen?
- Kennen de bestuurder en de RvC de risico’s die verbonden zijn aan conceptueel bouwen?
- Is de opdrachtverlening op adequate wijze belegd bij de corporatie.
- Is er sprake van gelijkwaardigheid in het onderhandelings- en contracteringsproces?
- Laat de corporatie zich, indien nodig, op een adequate en effectieve manier ondersteunen door adviseurs die het belang van de corporatie dienen?
Communicatie en rapportage
- Zijn relevante delen van het beleid rond conceptueel bouwen publiekelijk bekend en inzichtelijk, bijvoorbeeld via de website?
- Heeft het thema conceptueel bouwen een volwaardige plaats in het jaarverslag?
- Op welke wijze wordt gerapporteerd over opdrachten voor woningconcepten?
• Is dat voldoende voor de RvC om een goed beeld te vormen?
• Wie rapporteert over de opdrachten en ontvangt de RvC dezelfde rapportage als de bestuurder?